Secretárias desarrumadas nem sempre indicam desorganização; podem refletir um estilo de pensamento diferente.

O café já estava frio quando a Maria finalmente levantou os olhos do portátil. Havia papéis espalhados à sua volta como uma tempestade de neve de folhas, post-its colados ao ecrã, dois cadernos meio abertos, um cachecol amarrotado atirado para cima de uma pilha de relatórios. Um colega passou por ela, arqueou uma sobrancelha e brincou: “Uau, como é que consegues encontrar aí seja o que for?”

Ela sorriu sem se sentir ofendida, bateu com a ponta dos dedos numa pilha à esquerda e tirou o documento certo em dois segundos.

A secretária parecia um caos.
A mente dela, claramente, não.

A lógica escondida dentro de uma secretária “desarrumada”

Entre num open space qualquer e, em poucos segundos, costuma ser fácil identificar a “zona de desastre”. A secretária que transborda canetas, cabos, copos, post-its, livros e snacks, como uma pequena ilha de vida quotidiana num mar de configurações minimalistas. À primeira vista, parece pura desorganização.

Mas, se olhar com mais atenção, muitas vezes surge outra coisa. Aquela pilha de rascunhos à direita? São todos do mesmo cliente. Os três cadernos empilhados ao lado do teclado? Cada um está ligado a um projeto diferente. Uma secretária cheia de tralha pode ser menos um monte de lixo e mais um mapa mental 3D vivo.

Os psicólogos têm estudado isto. Num experimento bem conhecido na Universidade do Minnesota, pediram a pessoas que trabalhassem em salas arrumadas ou propositadamente desarrumadas. As que estavam no espaço desarrumado tiveram mais ideias originais e eram mais propensas a fugir às respostas óbvias. Parecia que os seus cérebros gostavam de nadar numa desordem ligeira.

Isto não significa que cada pilha de papéis esconda um génio. Mas sugere que algumas pessoas pensam melhor rodeadas de lembretes visuais - mesmo que isso pareça desleixado para os outros. Para elas, a arrumação pode sentir-se como apagar metade das pistas mentais.

Então, aquilo que parece desorganização pode ser, na verdade, um estilo diferente de organizar informação. Há cérebros que preferem tudo fora de vista para se manterem calmos. Outros precisam de ver os objetos para manter as ideias vivas. Uma secretária espalhada funciona como um sistema de memória externa, em que cada pilha, objeto ou nota desencadeia uma linha de pensamento.

Quando julga a secretária, pode estar a interpretar mal a “cablagem” mental da pessoa.
A desarrumação nem sempre é falta de controlo. Às vezes, é uma estratégia.

Transformar “desarrumado” num sistema funcional

Se é uma pessoa de secretária cheia, o objetivo não é tornar-se um santo minimalista de um dia para o outro. É transformar o seu caos num sistema que você realmente compreende. Comece pequeno. Dê a cada “família” de coisas uma zona clara: esquerda para projetos atuais, direita para material de referência, canto de cima para papéis que entram.

Não está a lutar contra o seu estilo. Está a dar-lhe limites. Assim, as suas pistas visuais continuam lá - só que com menos probabilidade de engolirem o telemóvel, as chaves e a sanidade, tudo ao mesmo tempo.

Uma rotina simples pode mudar tudo. Um engenheiro de software que entrevistei mantém o que chama de “janela de caos criativo” de segunda a quinta. A secretária pode explodir com esboços, post-its e cabos. Sexta-feira às 16h, ele passa exatamente 15 minutos a separar: o que fica, o que vai para arquivo, o que vai para o lixo.

Ele brinca que a secretária é como um trilho na floresta depois de uma tempestade. No fim da semana, só limpa os ramos que bloqueiam o caminho. O resto fica, porque é lá que se escondem as melhores ideias.

Sejamos honestos: ninguém faz isto todos os dias. Vai falhar semanas. Vai ter dias em que só empurra a pilha um bocado para o lado para abrir o portátil e chama a isso “arrumar”. Isso é humano. A armadilha não é a desarrumação em si; é a espiral de culpa que diz: “A minha secretária é uma confusão, logo eu devo ser uma confusão.”

“Espaços desarrumados são fáceis de ver e julgar. Pensamentos desarrumados são invisíveis. Confundimos os dois o tempo todo”, disse-me um psicólogo do trabalho.

• Defina algumas zonas claras na secretária, mesmo que sejam pequenas.
• Use um “momento de reset” por semana, não todas as noites.
• Mantenha ao alcance do braço apenas o que se relaciona com trabalho atual ou de futuro próximo.
• Despeje coisas de longo prazo numa caixa ou gaveta com a etiqueta “mais tarde”, sem culpa.
• Proteja uma área limpa do tamanho de um portátil como pista de aterragem diária.

Quando a desarrumação reflete como pensa, não quem é

Talvez já tenha vivido aquele momento em que um colega, parceiro ou chefe comentou a sua secretária com aquele tom meio a brincar, meio a julgar. Você riu-se, mas por dentro doeu. O espaço desarrumado pareceu, de repente, uma atuação pública dos seus defeitos. No entanto, o trabalho continuou a ser feito. Às vezes, até era original, rápido, surpreendentemente certeiro.

Essa tensão diz muito sobre como ligamos moralidade à arrumação. Uma secretária limpa é “responsável”; uma desarrumada é “preguiçosa”. A realidade é muito mais retorcida do que essa historinha certinha.

Alguma investigação sobre criatividade sugere que pessoas que toleram um pouco de desordem também toleram ambiguidade e ligações pouco usuais. Conseguem saltar entre temas, ver padrões onde outros só veem ruído e usar o ambiente como uma colagem de lembretes. O reverso da medalha é que essa mesma característica pode transbordar para e-mails atrasados, formulários esquecidos, tarefas administrativas a meio.

Por isso, a pergunta não é “desarrumado ou arrumado, o que é melhor?”. A pergunta real é: onde é que o seu estilo serve o seu trabalho e onde é que, discretamente, o sabota? Quando percebe essa linha, pode adaptar o espaço ao seu cérebro - e não o contrário.

Há também uma camada social. Muitos gestores equiparam secretárias impecáveis a profissionalismo, mesmo que isso nunca tenha sido escrito em política nenhuma. Pais ralham com crianças por quartos “parecidos com uma pocilga” sem reparar que a criança continua a encontrar qualquer objeto “perdido” em segundos.

Uma secretária cheia pode tornar-se um bode expiatório fácil para desconfortos mais profundos: stress, pressão ou simplesmente formas diferentes de processar o mundo. Dar nome a essa diferença em voz alta pode ser estranhamente libertador. Não tem de amar a desarrumação. Só tem de deixar de a usar como sentença sobre caráter ou inteligência.

Algumas pessoas pensarão sempre melhor com uma superfície limpa e branca. Outras precisam de um pequeno universo vibrante à sua volta. Ambas podem ter razão, lado a lado, parecendo igualmente erradas uma à outra.

Ponto-chave	Detalhe	Valor para o leitor
A desarrumação pode esconder um sistema	Secretárias cheias refletem muitas vezes pensamento visual e associativo, e não preguiça	Reduz culpa e autojulgamento, permitindo apoiar-se no seu estilo natural
Estrutura vence perfeição	Zonas simples e um reset semanal ajudam a transformar o caos numa configuração funcional	Dá passos práticos para manter a produtividade sem forçar um minimalismo artificial
Estilo, não moralidade	Hábitos diferentes de secretária refletem preferências cognitivas diferentes, não pessoas melhores ou piores	Ajuda a navegar expectativas no trabalho e a negociar espaço sem vergonha

FAQ:

• Uma secretária desarrumada significa que sou mais criativo? Não automaticamente, mas alguns estudos mostram que pessoas em ambientes mais desarrumados podem gerar ideias mais pouco convencionais. O essencial é perceber se a sua desarrumação apoia o seu pensamento ou o afoga.
• Como sei se a desarrumação já foi longe demais? Se perde regularmente coisas importantes, falha prazos porque não encontra o que precisa, ou se sente stress só de olhar para a secretária, a desarrumação deixou de ser ferramenta e passou a ser um problema a reduzir com calma.
• Posso explicar a minha secretária desarrumada ao meu chefe sem soar defensivo? Sim. Foque-se nos resultados: diga como ter materiais visuais à mão o ajuda a trabalhar mais depressa ou a fazer melhores brainstorms, e proponha um compromisso, como manter uma zona visível mais limpa para reuniões partilhadas.
• Devo obrigar-me a ficar totalmente arrumado? Não necessariamente. Muitas pessoas funcionam melhor com um híbrido: alguma desarrumação visual para ideias, mais algumas regras fixas para que tarefas e documentos urgentes nunca desapareçam debaixo das pilhas.
• E se partilho espaço com alguém que detesta desarrumação? Estabeleça limites: defina a sua zona pessoal e combinem áreas comuns livres. Pode manter o seu “caos criativo” do seu lado, respeitando superfícies partilhadas e linhas de visão.